海风教育是一家沪上知名的高中生教育辅导机构,提供升学考试、专业选择和职业规划等相关信息咨询服务。海风教育使用 Teambition 已经有 1 年多的时间了,他们探索并找到了一套非常高效的使用方法,并将所有的工作搬到了 Teambition 上进行,极大提高了工作效率。在这里,我们跟大家分享海风教育是怎样使用 Teambition 管理日常工作的。

以海风教育为例,教育培训机构需要处理的最主要的工作就是课程的计划和安排。每个课程从计划到实施都包含很多工作,涉及到多部门的通力合作。开课前,需要确定课程规模,教学内容、场地、安排师资、准备教学资料、招生;课程进行中,需要安排场地值班人员,跟踪课程进展,并对异常情况进行收集和处理;课程结束后,需要跟踪学生反馈,管理学生账务。整个工作过程需要同时协调很多人员,信息包含很多琐碎的细节和内容,用传统的方法收集和整理比较困难。

课程管理:一个课程一个任务,统筹安排课程计划

通过 Teambition,海风教育将每个课程建立为一个任务,在这个任务下统筹安排该课程的所有相关事项。下面我们以“华师大面试课程”为例,来看看一个课程从开始到结束是怎样在 Teambition 上实现的。

范玉珍 课程总管
我在团队里主要负责课程的计划和安排,开课前的准备工作是整个组织工作中最重要、最繁琐的。首先,政策观察员需要提供本年度的招生考试信息和面试结构,进而确定面试内容;营销总管则需要根据面试内容与学生进行沟通,确定招生规模;之后,教务总管会跟教师沟通联系,确定每位教师的时间表,再结合学生规模确定班级规模,教师人数以及具体日程表,发放授课通知;最后,面试官主管则需要根据学生规模确定要出席的面试官人数。

在 Teambition 上,我会将这些工作设立为一个个子任务,并添加相关者。一个课程中需要全局通知的内容都在这个任务下提出和完成。各部门负责人都在这个任务下讨论和更新自己负责的工作部分。这样,所有的新进展我都可以及时了解。原来需要无数次来回发送邮件并抄送很多人的流程,变得目的非常清晰,并且讨论内容容易跟踪和记录。

这些前期工作完成后,课程就开始了。这时候我会把最后确定的学生和现场志愿者名单做成 excel 表格传到这个任务上来,其他负责人就可以看到并安排相应的工作。除此之外,其他一些需要追踪的任务,如[安排值班]、[授课异常情况处理]、[换课]等,我都会单独建立任务板进行管理。

刘安志 值班经理 安排值班
每个周末我们都需要安排各个教学场地的值班人员,以前是通过 QQ 群来讨论的,信息夹杂在聊天记录里,记录大家的时间、并安排合适的值班人员一直是一个非常头疼的工作。现在我会在任务板上发布一条关于安排值班的任务,添加全部相关成员,这时候大家就都收到通知了。然后,把需要安排值班的场地和值班时间在任务备注中贴出来,这时大家就可以根据自己与各个场地的距离和空闲时间选择值班,在评论中回复。当我收到消息后,会及时在子任务中记录。另外,因为任务的主题很明确,因此评论中的不必要讨论很少,在讨论记录中翻找和核对信息也会很迅速。讨论结束后,再根据子任务中的记录登记下值班表,排班就轻松完成了。月底统计值班绩效的时候也会有一个很明确的记录。

储得义 课程助理 授课异常情况登记
每次参与课程值班时,助教都需要对课堂上的异常情况进行观察和记录,并在课后通知我和相应的讲师。首先,助教会将学生姓名和观察到的异常情况记录在[异常情况登记]中,一个任务记录一次异常情况,再添加我为相关者。收到通知后,我就可以及时去向助教和讲师了解情况,也方便我对各讲师的工作绩效进行统计。

有时在开课前会有学员因一些原因要求换课。我会根据申请,把换课信息(如学生姓名、讲师姓名、换课时间、换课原因等)列入[待换课]中,由不同的助教来认领,并拖入[xxx认领任务,进行中]阶段,换课完毕后拖入[已完成]。

退款处理 及时追踪退款进展,内容有沉淀

保过班课程结束后,我们会对于未能顺利通过面试的学员实行全额退款服务。当收到退款申请后,首先需要确认学生信息,进行审核,再由财务进行退款,最后通过短信通知学生。以前这些工作都是通过邮件、 QQ 和电话联系, Teambition 很好的解决了这个复杂的流程。

林兰 市场专员 负责未录取学员信息登记、核对、通知
每次成绩出来后,团队会开始处理未能成功考取的学员的退款申请,售后会将这些申请信息以任务的形式记录,并添加我为相关者。收到通知后,我会根据报考信息对这些学员提供的信息的申请进行信息核对。如果信息需要追加,我就写明要求,拖到追加阶段,由负责客服的同事跟进,情况属实的我会拖到审核通过阶段,再添加财务人员进来安排退款。在他们完成退款以后拖到通知栏,我就可以发送短信通知到相应的学员了。

黎晓兰 财务
财务是一项很细致又易出错的工作,在以前的工作中都是用邮件来确认各种信息的,不方便归档、信息可追朔性差。在出现问题的时候,我很难找到相应的依据。因此,在之前的工作中我不得不花费很多精力去维护各种表格,不停的更新、检查、备份。现在,在 Teambition 上,市场部门审核通过的退款要求我会第一时间收到并安排处理,处理完后移动到通知阶段,市场人员就可以进行后续的工作了。已完成的任务可以一直存储在 Teambition 上,并且任务详细的操作日志也成为信息核对的重要参考依据。现在,同样质量的工作,占用的精力大大减少。

结语

通过使用 Teambition,海风教育大大减少了邮件的发送和使用,以前使用 QQ 群和微信沟通而散落在各地的信息都被有效地汇总起来。不仅各项工作的组织和开展变得井井有条,由于知识有效的沉淀,也方便了日后的工作回顾和经验总结。希望海风教育的案例能为其他教育培训机构提供一定的参考价值和意义。


如果您在使用 Teambition 的过程中形成了自己的一套高效工作流程或创造性用法,欢迎跟我们分享您的使用经验。

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