行政工作

行政工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的工作事物;虽然琐碎,却很重要。行政工作的效率对提升整个公司的工作效率有极大的助益。

一般的公司会选择自建或购买一套 OA 系统来管理这些事情。这种解决方案不仅部署成本和维护成本高,而且一般界面非常复杂、操作繁琐。不仅如此,大多数 OA 系统是基于桌面端 Web 平台开发。在现在移动端普及的时代,许多紧急的事情无法立即通过手机登录 OA 操作,降低了 OA 的信息及时性。

通过 Teambition,如何让事情变得井井有条,提升公司行政工作的工作效率?在回答这个问题,你需要创建一个所有成员都加入了的项目,以保证行政工作能够覆盖到所有人。

一、外出请假

员工的外出请假通常需要申请和批准。在 Teambition 上,这个过程可以更加方便快捷地实现。

首先,我们在一个所有组织成员都在的项目里创建一个「请假申请」的任务分组。成员需要请假时,直接在项目的新建任务,写明假期类型(事假/病假等)、请假时间以及请假原因,并添加相关成员(HR 同事和上级领导)申请。

即使不在电脑前,管理者也可以通过手机即时收到请假申请,查看请假天数、请假理由,及时批准他们的申请。员工可以直接用手机照一下证明文件上传到附件中,行政部门就可以立即下载下来备案。

这么做的优点有:

  • Teambition 体验良好的移动端让整个公司的工作都可以在移动中工作;
  • Teambition 灵敏的提醒功能,让所有参与者快速了解任务进展和动态。

二、团队活动

通常,公司或者部门都会定期组织一些活动,来深化团队的凝聚力。Teambition 能够帮助大家快速组织起一场团队建设活动。

首先,公司的活动组织者在分享墙发布活动公告,将本次的待选方案一一列出,并添加全体成员加入。大家在下方评论投票,组织者根据统计出的结果安排本次的团队活动。

Screenshots of Likes

目标方案确认后,再在任务板新建任务,在任务备忘里写上本次活动的举办时间、地点。然后,添加全部成员,大家收到通知后通过点赞报名。最后,组织者再按照活动的安排来继续完成之后的工作。

使用 Teambition 来管理活动组织,优势很大:

  • 组织者只要在截止时间时计算点赞人数,报名很快就完成了;
  • 历史活动信息可以很容易保留下来,为后期活动提供参考。

三、快递管理

公司的邮件、快递往来总是非常多。如果快递量达到一定的数量级,行政人员通知收件人就变成了一件极为耗费时间和精力的事情。以公司名义寄送快递,每次都需要请行政人员来帮忙,效率也变得非常低下。

首先,在这个所有成员都加入的项目之中,添加一个「寄收快递」的任务分组,用以处理寄、收快递信息的等级。

行政人员收到快递时,输入快递单号新建任务,截止日期选择到件时间,然后分配给收件员工。员工收到通知后,安排空闲时间过来领取。

如果遇到字迹模糊、信息不全的快递,可以以疑难件形式记录在任务板中。员工看到快递单号后,提供交易后台相应的快递截图上传后再进行认领。

有需要寄出的快递,员工可以在任务备忘中写写联系人姓名和联系方式、地址等信息。行政处照此填好快递单填好并寄出。

优点:

  • 避免员工去领取快递而打断工作;
  • 防止出现快递误领情况的发生;

四、团队订餐

为了便利晚上继续留在公司工作的员工,行政人员还可以帮助团队完成订餐。

首先,以订餐日期为任务名建立任务,添加全部成员。和之前的报名参加活动一样,想要订餐的小伙伴只需要点个赞即可。如果名单里的成员有事不需要订餐,只需要取消点赞即可。行政根据大家的回复统计订餐人数,完成订餐。

另外,这是每个工作日都需要做的事情,我们可以直接设置为循环任务。这样,在完成每天的订餐任务的同时,还会重新创建一条新任务出来,简单修改下,就可以进行第二次的订餐了。

优点:

  • 减少员工选择就餐的时间;
  • 自动生成每日代办,避免行政人员重复创建和可能的遗忘。
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