杰诗广告(Jnus)是一家致力于互动多媒体领域创意服务的科技型广告公司,主要提供活动执行、品牌策划、零售方案、设计印刷和制作运输等多种类型的服务。他们使用 Teambition 团队协作工具来帮助开展日常工作、快速头脑风暴和推动项目进展等。我们希望能够借助 Jnus 的案例,来帮助你了解广告公司可以怎样利用 Teambition 高效开展日常工作、快速头脑风暴和推动项目进展。

为什么选择 Teambition?

因为我们公司采用的是小组作业中心制,就是按照客户的类型和要求,将公司的工作人员划分为几个小组。比如 Event 组,处理像公司路演这样的线下大型活动;Retail 组,接零售方案类项目,如品牌商的店铺橱窗设计;Marketing 组,负责一些中大型的商场活动,如节假日的商品促销。各个小组成员都来自公司不同的部门,不同小组处理不同类型的客户项目。这样的组织形态可以很好的集中利用公司的资源,便于管理,但同时也容易形成内部沟通障碍,影响工作效率。

一开始我们尝试了一款国外的产品,但是很大部分员工难以上手,在公司推行起来较困难。后来,我又尝试了 Teambition,和另一位伙伴根据公司的项目流程划分好各个类型的项目模板(主要是任务阶段的划分模板)。这样,其他同事在用的时候就可以直接选择模板使用,方便很多。并且员工对它的接受度很高,在公司推行就很顺利了。

用 Teambition 主要处理的工作有哪些?

我们的公司业务基本都是在 Teambition 上展开的,包括日常的行政、财务以及人事等,但客户项目的开展是我们工作的核心。这里主要介绍下我们是怎么在 Teambition 上开展客户项目工作的。

一个需求一个任务,快速选择合适的客户
我们每天都会收到很多客户提的 brief,客户通常是通过邮箱或者 AE(Account Executive)等方式联系上我们的。然后 AE 会将这些需求以任务形式记录在任务板上,并做好约谈客户的准备。AE 还需要与每位客户取得联系,了解具体的需求并将其记录在任务备注里。

对于在公司服务范围内的需求, AE 会填写相关表格并提交给 BD(Business Director)核算项目成本,如果不合适的话就会直接回绝客户。因为我们是按照客户来建立项目的,如果需求合适,决定做的话,AE 会去检查下是否有客户信息。如果是已有客户,就会在客户项目下添加记录;如果是新客户,则会建立新的客户项目。

通过调整 Teambition 项目阶段,你可以很直观地控制工作流里遇到的每一个节点。Teambition 还提供了项目模板工具,你只需要根据项目类型选择对应的项目模板就可以快速创立了。

另外,在客户项目有进展时,我也会回到客户进度任务板进行相应的调整。比如,某个需求提案已经通过并开始正式执行了,我就会将这个客户需求移动到「项目正式执行」阶段。这样,通过这样的一个面板,我就可以很直观的了解到所有的客户项目进展情况。

头脑风暴,快速生成创意方案
AE 在建立新的客户项目时,会根据项目类型选择相关的小组进行推送。比如这个方案会涉及到 Event 小组,还需要 Digital 部门的帮助,那么 AE 就会设立不同的任务分组进行管理:Event 分组,设计分组以及 Digital 分组。

AE 建好项目后,就正式进入项目准备阶段了。这里我们会发布一条分享,把各个部门的人都加入进来,共同讨论,就像是一次头脑风暴。比如客户需要筹办一次圣诞节活动,那么大家会找一些比较好的圣诞节作品,并对客户以前做过的东西进行分析,然后内部讨论生成一个方案,这样也会比较容易确定方案的可行性。

方案出来以后,我们就可以带着方案与客户开会讨论。客户通过了小组就开始分工准备了。

各部门分工合作,共同推动项目进展
项目方案确认后,首先设计部门会给出一个设计稿,PE(Project Executive)会根据设计稿联系供应商报价,然后 AE 会在供应商报价的基础上再加上我们自己的一些成本,最后发给客户确认。因为这中间会涉及到多个部门的人,所以我们会在不同的阶段添加相应的人员,有问题的话,通知和修改都比用邮件方便的多。

客户确认设计后,PE 会联系供应商打样。打样能够让客户对最终的产品有着非常直观的认识,也节省我们的时间。客户确认样品没有问题,我们就会组织签合同。然后会安排采购材料,联系供应商等。这样,项目从计划到准备再到执行,就会很直观的在任务板上展现出来。哪个阶段哪个人还有哪些工作没有做,一眼就可以看到。简单的几个阶段,却容纳了我们所有的工作。

设计给出最终的制作文件后,就可以安排生产产品了。制作文件是非常重要的,如果尺寸、材质等有问题的话,就需要重新做,造成很大的浪费。比如设计圣诞活动要一个 10 米的圣诞树,而制作部会认为这个很难做到。因此,制作文件需要整个小组的所有人员签字确认的。设计部完成制作文件后,上传到任务中,然后把需要签字的成员在子任务中一一列出,认为没有问题的话,每个人勾掉自己的子任务表示没有问题。这样,就不需要再专门找人签字了。

当然,在项目结束后,各个部门还需要对这次活动进行总结,比如制作部在这次活动中的某个材料没有选择恰当,下次需要留意等。AE 将这些报告总结成一份文档,然后存储在项目文件库里,下次项目开展时就可以参考了。

对 Teambition 的期待有哪些?

Teambition 已经基本满足了我们对于项目协作的需要,当然,我们也希望它能做的更好。比如我们有很多国外的同事,来自韩国的设计师可能希望有韩文版本,这样工作起来更便利。如果 Teambition 能提供更丰富的语言版本,对在内部的推行会起到很大的帮助。另外,作为广告公司,我们希望 Teambition 可以提供更加多样的背景色供我们选择,不同的界面,不一样的心情。据悉,这些功能都已经在考虑中,非常期待 Teambition 可以早日实现。


如果您在使用 Teambition 的过程中形成了自己的一套高效工作流程或创造性用法,欢迎跟我们分享您的使用经验。 产品咨询:400-060-5576 预约上门演示:http://form.teambition.net/f/yZ8rTw

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