Teambition 团队多次收到来自传统行业的用户来件,咨询如何正确地在他们的企业使用 Teambition。我们很荣幸的请到了上海斑彰信息技术有限公司总经理魏先生,给我们详细地介绍了他们是如何使用 Teambition 管理工作的,希望给正在摸索的伙伴一点启发。

想要解决的问题

斑彰信息是一家开发和销售车间管理软件的企业,通过连接不同品种的数控系统(三菱,发那科,西门子等),帮助车间生产管理者更有效地管理车间的加工程序,获取车间实时生产信息(设备效率,产量等),提高车间生产效率。目前已有DNC(程序传输及管理系统)/MDA(数据采集及分析管理系统)/TDI(刀具管理系统)/TPM(全员设备管理系统)等多条产品线,根据客户需求在已有的产品基础上进行二次开发、现场部署和维护工作。不同于TMT行业的软件迭代,它更偏向于一次性的开发和交付。因此,项目涉及的金额都比较大,牵扯的人员多,整个工作流程非常复杂,项目通常持续数月的时间。一方面,由于每个人可能都会同时穿插于多个项目中,管理者需要关注每个人的工作负荷情况,以及在不同项目里的工作进展;另一方面,因为项目周期比较长,成员经常需要外出去拜访客户,沟通项目进展,因此,对于人员出差和外地工作的管理也是他们关注的一个重点。

过去的工作方式

以前,作为公司的负责人,魏先生绝大部分工作都用 Excel 管理,效率非常低下。由于文件太多,每查找一个都要层层点开很多个子文件夹。比如查找一份报价单,需要从「售前资料」文件夹一层一层点击,查看;点击,再查看。再比如他需要通过工作报告来了解成员的工作进展,这就要求他手下的成员每天和每周在完成工作的时候,另外递交一份 Excel 表格记录的文档作为工作总结。而作为管理者,要查看这些周报需要挨个点击几十个 Excel 文件。

认识 Teambition

为了改变这种状况,提高工作效率,魏先生和他的团队一直在寻找能够帮助他们提高效率的工具。他在手机上的 App Store 里,下载并尝试了办公类目下所有的项目管理工具,最终在国内十多款同类软件中选择了 Teambition。

项目销售:用 Teambition 管理客户项目

斑彰信息对项目管理是非常严格的,每个项目有其对应的编号。因此,销售在接到目标客户的订单后——产品需求符合且采用边机加工的零部件加工企业,需要向团队助理申请新的项目编号,得到编号后再去创建项目。这样,可以确保项目的有序创建。

另一方面,团队助理则根据不同项目的进展情况及时调整任务阶段,方便管理者从全局迅速了解每个客户项目的当前情况。

如果管理者想了解某个项目的进展,可以直接找到这个客户项目,在任务板上,需要开展的工作都已经一一列出来并且进度清晰。比如需要找之前给客户的报价单,那么打开任务板,找到「协议&合同」阶段,点击「报价任务」,就可以快速的查看报价单以及当时的讨论内容。

项目研发:跨部门协作,快速完成开发

斑彰信息已有多条产品线,因为行业特性,客户需求的统一程度低,产品的标准化程度不高,但易于扩展,方便根据客户需求进行二次开发,保障需求能准确、及时的传达是非常重要的。

首先,销售会联系客户进行多次沟通,了解客户的需求,然后在 Teambition 上建立需求任务,添加相关人员,把消息及时传达给大家。然后设计会出方案,交给采购联系供应商核算成本,合适的就安排商务进行投标,如果中标就联系客户进行议价,签订技术协议及合同,在收到预订款后移交到开发部门。在开发过程中,如果研发人员对需求不是很理解,还可以一起讨论,并将讨论的结果记录在任务里。因为信息都是公开化的,开发可以准确了解项目的历史进展,并准确把握需求。这样,你可以在一个项目里查看涉及多个部门的任务,一目了然。

完成开发和装机测试后,就可以安排给客户发货,客户验收后,安排人去现场部署。这就涉及到了另一个重要的工作:外出人员的管理。

项目实施:异地信息同步及人员出差管理

斑彰信息的服务对象遍布全国各地,因此,上门拜访客户是一项非常重要且频繁的工作。与外出人员保持紧密的联系,发现问题,及时反馈沟通是非常重要的。但通过电话、微信沟通,很难让他们的工作有沉淀,了解进展也非常的被动。现在,他们把整个流程中的任务都搬到任务板上来,外出人员取得了进展后及时更新状态。这样,把握起来就非常容易了。

因为出差会涉及到人员的时间安排和费用报销问题,因此,斑彰对于出差的管理也有着较高的要求。他们统一用日程来记录每次的出差,因为每个人同时参与好几个项目,人员出差信息和出差报表会分散在各个不同的客户项目里。这对出差次数的统计和费用的核算来说是非常困难的。

因此,他们用单独的项目来管理出差申请,将分散在不同客户项目里的出差信息统一起来。首先,用任务分组记录每个月的出差情况,然后一个阶段对应一个人员,把每个成员的出差信息汇总在一个项目里。

同时,出差回来的成员只需要将日程与对应的任务关联起来,即使没有权限查看客户项目,财务人员也可以顺利检查分散在不同客户项目里的出差信息。另一方面汇总起来的信息也方便管理者了解情况:看下阶段内任务数量,就知道这个成员这个月的出差次数了。

在产品都上线使用后,还需要提供一段时间的维护确保机器正常运行。在顺利接收尾款后他们还会对整个项目进行总结,优化产品,以提供更好的服务。

更多在 Teambition 上处理的工作

斑彰信息有个成功从 Excel 迁移到 Teambition 上的习惯:工作报告。以前每位员工每天都需要提交一份表格,汇报自己的工作进展,现在他们用单独的项目管理工作报告。按照工作日划分任务阶段,然后每个人在工作日的时候及时总结下自己的工作并通知管理者。管理者看到后,如果有疑问可以及时了解情况,没有问题,直接勾选完成任务即可。

另外,他们把需要每周定期重复完成的任务设置为「按周循环」,这样,周一完成的任务到下周一,会自动生成新的报告任务了。

当然,我们也向魏先生推荐了另外一个比较直接的功能:组织下成员页面,清晰地列出来每个成员在全部项目里的任务。点击成员头像就可以看到这些任务的进展了。


如果您在使用 Teambition 的过程中形成了自己的一套高效工作流程或创造性用法,欢迎跟我们分享您的使用经验。

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