谁是 24Frames ?

24 Frames 是国内顶级的婚庆视频创作公司,不仅制作婚礼、宝宝视频,还经营 MV 和广告片的拍摄制作。婚礼视频创作工作室在北京有一千多家,24 Frames 在业内具有极高的知名度,有「北24,南汤池」的说法。

24 Frames 现在有三十多名员工,七成是创作部门,包括前期拍摄和后期剪辑两大部门。除此之外还有客户服务、市场、行政、财务、设计、营销、司机、人事。在这样紧凑的团队里面,每个人的工作都非常重要。

工作流程及方法

24 Frames 的工作流程分为以下几块:

  • 客户服务: 接触顾客,安排拍摄的日程表交给前期拍摄和后期剪辑部门的负责人;
  • 前期: 前期拍摄负责人安排细致的分工表给每一位前期部门拍摄人员。拍摄完毕后,将拍摄素材交给后期部门;
  • 后期: 后期剪辑负责人安排后期的分工表给每一位后期的剪辑师,按照分工表制作视频;
  • 客户服务部门: 视频完成后,由客户服务部门交给客户审批。客户满意,项目结束;客户不满意,请后期剪辑部门修改。

想要解决的问题

信息断档

在工作中,前期摄像师需要和剪辑师沟通的内容很多,例如这次的素材怎么样、新人对视频有什么要求等。这些需要传递的信息,在传递过程中需要被尽可能完整地保留下来。而在反复沟通中,信息很容易丢失。

信息噪点太多,信息传递困难

不同主题的内容在微信群里交杂在一起,重要的信息都在呼啸的信息浪中淹没。试图希望用一个微信群帮助沟通,反而会适得其反。多个话题的讨论糅杂在一起,陡然升高沟通效率,就像下图所示:

进度难掌握

一个项目的周期很长,从客户服务部门接触意向客户,了解婚礼拍摄的时间、人数等开始到最后完成剪辑可能需要花去好几个月的时间。安排的任务很容易淹没在每天繁忙的工作之中,拖沓了工作进度。如何能够帮助自己提醒日程、截止时间,遇到问题时也能方便地找到之前的讨论记录和文档做参考?

没有集中的信息分享中心和资料存储中心

24Frames 要完成一个项目,需要使用多种工具来完成完成自己的工作:

  1. 使用微信用于信息中心;
  2. 使用日历软件同步大家的日历;
  3. 使用甘特图软件做任务分配和时间管理;
  4. 购买大容量邮箱服务用于文档分享。

独立的应用程序之间逐渐变成了信息的孤岛。这些信息的孤岛并没有让协作变得简单,反而令信息变得零碎、繁琐,协作变得低效。

找寻团队协作工具之路

24Frames 对团队协作工具的要求是:

  1. 以项目为单位;
  2. 任务职责到人;
  3. 信息更新,所有参与者都知晓。

除了能够帮助大家解决协作的问题,24Frames 还期望这个工具易用、安全:

  1. 界面要美观高大上;
  2. 简单易用、容易上手;
  3. 功能强大;
  4. 一定要有高数据安全性;
  5. iOS 、Android 和 Web 全平台都要支持;
  6. 载入速度要快、稳定。

经过比较与权衡,24Frames 开始了使用 Teambition 之路。

24Frames 是如何使用的?

Teambition 帮助 24 Frames 建立了标准化的工作流程,信息的流转和工作的交接变得简单。

客户服务部门

客户服务部门是一个项目的始终:

  • 最开始,客户服务部门和客户建立联系、确定拍摄和成品的要求和婚礼时间;
  • 结束的时候,客户服务部门需要接受客户对视频的修改意见,做一些微调。

24Frames 在 Teambition 上将客户的沟通流程确定下来,所有客户信息、跟进流程一目了然。

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前期拍摄部门

前期拍摄部门是一个经常外出的部门:旺季的时候经常会有四五组人员在外拍摄。对于他们来说,有易用的移动端的团队协作工具至关重要。

Teambition 不仅有良好的 Web 端页面,也有 iOS 、Android 页面。利用 Teambition 的文件库,前期拍摄部门负责人可以便利上传和管理分工表。拍摄组也能随时随地查看最新的分工表。

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前期拍摄过程中遇到的问题和有关客户的更多信息,摄像师们都会整理放在分享墙中,便于素材管理人员和剪辑师知晓。

素材管理

前期拍摄部门拍摄的大量原始素材需要专人管理和传输,以保证数据安全。大量的素材需要编号、存储、导卡,很有可能遗漏或出错。24Frames 在 Teambition 上创建了一个叫做「卡都哪去了」这个项目,以存储位置为任务的阶段,把所有的素材都建立一个任务——不仅方便素材管理团队管理素材,也方便后期制作部门查看和调用数据。

后期制作部门

任务版给项目成员快速创建、更新任务进度和讨论提供了便利的平台。

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24Frames 的后期制作部门在这里可以创建任务、添加参与者、设定截止时间,通过拖拽就可以更新任务的状态——将任务轻松从「未完成」到「进行中」,或是将「进行中」的任务变成「已完成」。这实现了任务的即时反馈、信息的自由流通。

财务、人事、行政

财务人员可以将财务数据放在分享墙里,促进公司的信息透明化。

24Frames 还用 Teambition 管理招聘的流程。24Frames将招聘分成「未审核」、「已审核」、「安排面试」和「NOT GOOD」,方便部门负责人、人事部门之间更好地协作。

24Frames 利用分享墙功能发布和整理考勤制度,为公司建立了能够快速获取的对于此,文档管理系统。任务井井有条,工作更有效率。

Teambition带来了什么

24 Frames 利用 Teambition 之后最大的改变是减少了微信的交流,手机再也不一直响了,沟通起来也更加便利了。对于能快速上手的公司员工来说,Teambition 极大地提高了效率。

客户服务部门能够将和客户沟通的各类信息、前期拍摄部门的素材和客户信息、后期剪辑的成果都能在整个公司流通起来,相关人员在工作时都会直接或间接地得利于信息的流通和资源的共享。

如果您在使用 Teambition 的过程中形成了自己的一套高效的工作流程或创造性用法,欢迎您点下方的链接「了解行业研究计划」,参与到我们的行业研究中去。

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