婚礼主义为国内顶级的婚礼策划团队,总部在上海。这只30人的团队每年要承接100家左右的婚礼,他们策划的婚礼遍布世界各地。

问题

策划一场婚礼最主要的就是前期准备。婚期通常很早确定,因此把握准备时间显得尤为重要。而且涉及的细节非常多,需要很多人一起协作才能完成。

婚礼主义很早就想请人来开发一套专门给婚礼策划行业使用的软件——期望它能够明确个人职责,提醒大家按时完成任务,做好时间管理。但婚庆行业作为一个新兴的行业,每家公司规模、工作流程和内容不一致,加上流程琐碎,开发最终没有做成。

工作流程

策划一场婚礼有几个关键环节,包括:初洽 – 立项 – 策划 – 执行 – 总结。主要涉及四方协作:婚礼顾问、策划(和策划助理)、搭建工程师和花艺工程师。每一场婚礼相当于一个项目,策划师负责婚礼的设计方案,搭建工程师和花艺师负责场地布置和搭建,婚礼顾问相当于项目经理,负责策划团队、客人与酒店三方的沟通和协调。

婚礼主义如何使用 Teambition

初洽

当客人打电话来咨询后,婚礼顾问会为每位客人建立为一个任务,注明婚期和酒店,并把其他必要信息都录入Teambition。婚礼顾问总监会很清晰地看到现在接洽的客人有哪些、进展如何,并分配不同的顾问去商谈具体的婚礼策划。当客人看过案例、确定合作,顾问会根据客人的要求做出大致的费用估算。在客人支付定金后,就进入立项阶段。

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立项

合作确定后,我们会把每场婚礼建立一个新的项目来管理这个婚礼策划过程中的所有事项,比如「20151001上海利兹卡尔顿」,这样大家都会一目了然地知道婚期和地点。

立项之后,婚礼策划才真正开始,具体分以下几个步骤:

第一步:人员安排

当婚礼顾问总监建立项目后,就会根据婚礼风格和时间来安排这场婚礼的参与人员。婚礼顾问总监会选定顾问和顾问助理、策划师和策划助理、花艺师和搭建工程师,并把相关参与者添加到项目里。项目一旦建立,大家都会收到提醒。

第二步:了解客人

负责这场婚礼的顾问会自己来认领任务。他的第一个任务会是安排客人和策划师见面。这时候,顾问会建立一个日程,把地点和时间填好,添加策划师为参与者。

顾问与客人沟通时,需要完成客户新人调查表、购物清单以及纸品推荐,并把这些文件传到 Teambition 上。结束采访后,策划师就可以和婚礼顾问沟通策划方案了。

顾问还会根据婚期制定工作计划表,并把表格上传到任务中。这样可以方便所有人查看,快速掌握任务进度。

第三步:初步信息收集

在这一步,顾问需要跟客人一起约看会场。顾问会在 Teambition 建立日程,注明时间和地点,添加婚礼顾问总监和策划为参与者,将日程关联到任务中来。

在看完会场后,顾问会将填好的会场纪要上传到任务里,其中包括:

  • 酒店的信息;
  • 场地的大小尺寸;
  • 酒店提供的道具;
  • 场地的各类布置的颜色等。

第四步:策划

策划师会根据收集到的信息和客人的需求,设计整个婚礼并撰写成策划案。策划案上传到任务后,顾问就可以与策划师讨论,并将客人的意见反馈给策划师。

第五步:纸品设计

当客人不需要现成的纸品模版时,纸品就需要按照客人的需求重新设计。这些纸品包括了请柬和其他文件内容。

  • 首先,顾问会将和客人确定的之别文字一起填写到 Teambition 上,并添加策划师为参与者。
  • 策划师完成设计后,将定稿上传。策划师、顾问和客户都确认无误后,顾问将执行者改为策划师助理,由她/他来联系厂家制作。策划师助理会先将需要的份数、日期、金额都填写在任务备忘里,并送请柬设计稿去打样。拿到小样后,给策划师审核,并给顾问和客人过目。

第六步:修改定稿及最终报价

策划师将婚礼策划修改稿上传至 Teambition。顾问拿到策划修改稿后,与客人确定最终定稿。策划师会来认领对单及记录要点、道具采购清单、手工艺品派工单等,并确定供应商报价,并和策划助理一起进行采购。

第七步:执行

在婚礼临近的时候,顾问会召开婚前会议,召集所有项目成员参加——顾问和顾问助理、策划师、花艺师、搭建工程师等——一起开会讨论确认婚礼的最终细节。顾问还会将交通预定情况、订餐和住宿人数统计、交片时间等确认下来,记录到 Teambition 上。

最后,搭建工程师和花艺师会查看上传到 Teambition 上的图纸,并根据设计稿完成现场的搭建和花艺布置。

总结归档

婚礼结束后,婚礼顾问需要召开项目总结会,整理所有项目资料并按照要求上传到公司公共盘。由于前期很多资料和讨论记录已经在 Teambition 上了,汇总起来非常容易。项目完成后就会被归档。日后如果有类似的婚礼项目,还可以拿出来查看。

行政主管是负责总结和归档公司项目、整理公司资料。整个团队部署了 Teambition 之后,行政主管只需要以项目为单位总结和归档项目,方便简单,不再需要项目成员在项目结束之后专门整理四散的资料。

使用总结

我们以前使用微信沟通,常常收不到消息。而且信息一多,根本找不到之前的聊天记录。这样沟通不顺畅会造成客户投诉。有了 Teambition ,它可以很及时地提醒你,每个人工作进展到什么程度它也会展示给你。其实只要前期的准备够充分,把可能出现的问题都考虑到,当天婚礼的准备就会很轻松,不会有很多突发事件。Teambition 能很好的帮我们处理了时间管理和协作的问题。现在,我们根据工作流程,把每场婚礼策划流程设计为一个模版。每次有新的项目时,只要复制这个模版,修改项目名称,就可以轻松进行管理了。

婚礼主义还总结出了两条 Teambition 对他们最大的帮助:

  • 首先,它非常灵活。用户可以随时根据需要调整和改动工作流程和任务。
  • 其次,它帮助我们很好地安排时间。我们每个月可能举办十几场婚礼,同一个策划师手头可能有三到四个婚礼在同时进行。每位客人的婚期不同,婚礼策划的进度也不同,因此时间管理非常重要。对于策划师来说,很多问题的发生都是由于一开始没有合理安排时间。等到意识到时间安排有问题的时候,已经为时已晚了。
  • 规范流程。流程确定下来之后,我们每次开项目就直接调用这个标准流程的模板,帮助大家快速上手。
  • 降低培训成本。我们一般的培训工作是为了帮助大家快速熟悉婚礼培训的流程和操作方法。有了 Teambition 之后,我们只需要把之前完成的项目向新员工展示和讲解,新员工对流程和具体操作就有了清晰的想法。新员工参加项目之后,Teambition 的流程能够引导他们按照正确的流程工作。
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