公司日常事务处理

行政工作可以说是千头万绪、纷繁复杂的。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的工作事务。提升行政工作的效率对提升整个公司的工作效率有极大的助益。

一般的公司会选择自建或购买一套 OA 系统来管理这些事情。这种解决方案不仅部署成本和维护成本高,而且一般界面非常复杂、操作繁琐。

如何通过Teambition让事情变得井井有条,轻松管理公司日常工作?

办公用品采购

在任务板上,流程的每一步都是一个阶段。我们可以按照公司实际情况,将办公用品的采购流程确定为“未完成”、“部门经理确认”、“进行中”、“已完成”四个阶段。公司中需要申请办公用品的员工自行在“未完成”这个阶段下创建一条采购任务,同时,将部门经理、行政同事添加为参与者。行政部的同事每天只需在这个任务面板中查看需要采购的物品清单,并且可以实现审批的功能。随着任务在不同阶段的流转,任务的参与者都可以及时了解到采购进度。



采购物品的信息、要求都可以在任务备注甚至以子任务的形式添加。将采购任务以执行者的方式指派给行政部同事。可以设置截止日期,避免遗忘或者拖延太久。



任务分组:管理不同的行政事务

行政工作不只有办公用品采购。根据不同的行政工作内容,通过创建任务分组的形式,将不同流程、不同内容的工作统一在一个项目内进行管理。繁杂、琐碎的日常工作有了清晰、明确的分类,在每个任务分组下,都可以单独进行相应的流程管理。



财务报销

公司经营活动越频繁,需要报销的情况就越多,而若是没有很好的管理工具,报销流程会非常混乱,并且无法很好地统计报销项目。

在Teambition上,不仅可以实现报销的审批流程,还可以通过按照部门进行任务分组、给任务打标签的方式,清楚掌握各个部门的报销情况以及类型。



通过Teambition的“分享”功能,在公司内部明确财务报销流程,并以这种公告的方式通知大家,同时将制定好的流程以分享的方式指导大家去执行规范的流程。



合同审批

合同审批的流程在公司行政工作中相对复杂,可能需要多层审核。同时,与客户签订的大量合同也需要归档和整理。在Teambition的任务面板中,创建好合同审核的流程,每个需要主管/总监审批的流程对应一个任务列表,审批人只要查看自己任务列表下的审批任务即可。



Teambition 提供不限容量的文件库,企业可以用它来搭建自己的公司云盘。将合同的电子版分类存放在文件库中,用以实现合同的保存和整理,并且作为一个云盘,无论在哪里都可以通过多终端查看或者下载合同。