中国大学生方程式汽车大赛(简称:FSC)是一项由高等院校汽车工程或汽车相关专业在校学生组队参加的汽车设计与制造大赛。截至2014年第五届大赛举办时,FSC已囊括全国所有汽车专业王牌院校,共有80支油电车队报名参赛,参与学生逾两千人,并吸引多支境外车队前来参赛,已发展成一年一度的国际性赛事。

车队每年的安排如下:

  • 头年 11 月换届,新队员招生和老队员退役
  • 头年 12 月培训,老队员对新队员进行培训
  • 3 月,完成设计并开始采购零部件
  • 4-5 月,零部件到货验收和组装
  • 6 月,车体总装
  • 7 月,出车
  • 8-9 月,调试
  • 10 月,参加比赛

为了更好的与国际接轨,借鉴国外团队新颖的管理方式,国内赛车队借助项目协作类工具帮助管理赛车事务。目前,Teambition 已经成为国内多个赛车队及赛事管理中心的通用工具。本次有幸和南京理工大学的 NUT 和大连理工大学的 DUT 两个车队取得联系,并在车队成员的热心帮助下整理出了此篇案例,分享给众多正在使用和即将使用 Teambition 的学生群体。


为了完成某件事情或因为同一兴趣,学生们自发地形成了一个个社团组织。但作为学生社会化过程中非常重要的一个环节,社团的运营管理也是非常有学问的,小到十几人,大到几十上百人,做好社团的日常事务管理和人员管理真不是一件容易的事情。一个规范高效的社团能够为大学生步入社会提供更多的准备。

而相较于社会工作,大多数学生组织都有以下几个特点:

  • 事务要求不是那么的严苛
  • 目标设定缺少强制性
  • 因为专业课程的原因,成员的时间安排也很难协调

虽有严格的分级,但整个组织更多倾向于松散且不易于管理。

在学生群体中,他们多习惯于用即时通讯工具(IM)来说事情,比如 QQ 群,比如微信。但是仅仅 IM 工具是很难满足需要的:

  • IM 的消息经常会被刷屏,信息难以沉淀
  • 群文件无法预览,并且难以整理
  • 移动端无法操作,限制太大

日常习惯和校园环境使他们难以完全脱离 IM 工具,但同时又需要另外的工具来把一些事情理的更清楚。因此,在 IM 之外,他们迫切希望实现的是:

  • 管理员能够分配任务并及时收到完成反馈
  • 团队有一个开放的「网盘」来共享设计资源
  • 一个终端取代 QQ、短信发布会议通知等

Teambition 充当的角色是让他们方便的把这些事情在一个地方解决,并且提供按照主题的讨论,比如会议记录、文档的修改意见等,减少信息的分散从而更加集中。

赛车队的事情主要分为两大块:车队管理赛车制作。前者主要是负责车队的日常运营,包括成本的控制和车队的宣传等,后者主要是车体的设计及组装工作。

队员招新

首先是每年11月份开展的队员换届招新工作,他们会把招新相关的资料在文件库或者分享墙发布出来,然后组长在任务板上布置招新工作,以及安排宣讲会的相关事情。队员完成之后,勾掉自己的任务及时给组长反馈,也方便组长检查任务完成情况。

新队员培训

新队员招聘进来后,有经验的队员需要对这些新来的学弟学妹们进行培训,讲解赛车知识和团队规章。这些东西沉淀在项目里,也可以让新成员有空的时候自己去看。

在培训结束后,队长还需要对新成员进行简单地考评。通过隐私任务的形式,给每个新成员建立任务,并根据新成员表现情况在任务备注里做记录。避免单纯靠人脑去记录每个人的表现,也有助于后期的安排。任务加密的形式,也可以很好的保护队员的个人隐私。

零部件设计及组装

零部件设计及组装是他们在 Teambition 上处理的一个重要工作。首先车队的队长会根据赛事主办方公布的参赛要求制作本团队参赛方针,并把要求和任务通知到每个组的组长。在按照项目对小组进行划分后,每个组的组长在自己的项目内分配任务,组员在项目内汇报任务完成情况。

在设计和加工期间,会经常需要对设计稿进行讨论,如果放在QQ群,信息很容易被淹没。Teambition 的文件库就像一个可以进行团队讨论的网盘,他们可以就任一张设计稿开展讨论,更有针对性,修改后的设计稿也可以直接更新。文件库可以像网盘一样轻松的分类整理,并且可以免下载预览文件。相较于QQ群和网盘,不仅整洁还易操作。

赛车每个部分都是有关联的,各个组分工明确但同时又息息相关。在设计过程中,必然会存在信息共享的需求,各种图纸、设计资料等在组与组之间流动频繁。因此,每个组的组长会充当与其他组的联络员角色,将本组的任务和其他项目里的设计稿直接关联,这样,组内成员也可以方便的查看。

这里有个很特别的地方,每个组的组员会负责自己模块的全线工作,包括设计、加工及组装。在完成部件组装后,再统一提交给队长进行最后的总装。这是一个明显区别于社会组织的地方:采用小组制结构,但小组又不直接对整个项目结果负责。可能对于学生来说,参与各种学生组织,更多的是希望学习多方面的知识,而不是单纯追求某一方面的极致

零部件采购及入库

赛车队在 Teambition 上处理的另一个工作是车队费用的收支管理,包括零部件的采购。用 Teambition 做采购的便利之处在于任务能够及时的发布和修改,信息交流快。

Teambition 推出的「记账」功能,能够帮助他们记录每笔开支,同时这也是面向团队的财务公开。

车队的学员告诉我们,因为白天大部分的时间都是在教室度过,不像上班族那样长时间面对电脑,因此,在日常使用中,他们是移动端的重度依赖者。通过QQ、微信聊一些轻话题,通过 Teambition 来接收重要的任务通知和日程提醒,随时随地看一些设计文档,这和单纯地用 QQ 群、短信等传播简直不可同日而语。


在长达几个月的追踪过程中,我们能明显察觉到这群可爱的小伙伴们正在逐渐变得成熟起来,开始适应一种不同于校园生活的节奏和方式。车队不再只是一个单纯的学生组织,而是慢慢变得更加规范化。也许,在未来,我们将会看到一支节奏轻快、目标明确、有规有矩的新型学生团队,而这也是 Teambition 为学生群体提供免费使用权的用意所在吧。

如果你在使用 Teambition 的过程中形成了自己的一套高效工作流程或创造性用法,欢迎跟我们分享你的使用经验。

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