学愿桥的案例

关于学愿桥

支持一位老师,影响一群孩子。 这是一群90后年轻人创建的教育公益组织“学愿桥”的信念。

超过95%的乡村教师已经在使用智能手机,却不知道移动互联网可以为Ta的教学和学生带来什么。学愿桥的小伙伴们,致力于通过移动互联网为老师提供物资、智力和同辈社群支持,解决其在教学上“缺物资、缺想法、缺支持”三大问题,让老师得以开展教学活动创新,为学生带来更美好的教育。通过手机,乡村教师可与城市同辈并肩;每一个人都将有机会促进教育公平。

学愿桥如何工作

身为一家公益机构,学愿桥的主要分成四个方面:

  • 开发和完善新的服务,在不同方面联系老师和社会资源。
  • 维系既有的服务,用最优的流程高效完成工作。随着所推进的项目不断成熟,工作流程需要不断改进和标准化,以满足提升工作效率的要求。
  • 团队日常事务的管理和执行。
  • 管理募款工作。

在工作中,学愿桥也遇到了挑战和问题。随着支持的学校越来越多和募款规模的增加,办公室小伙伴能在固定时间凑在一起的机会很少。无法在一起面对面讨论问题,又缺乏成熟的协作工具跟进任务进度,导致:

  • 外出办公时,许多琐碎的行政工作无法落实,如完成民政局年度报告、组织预决算等;
  • 出差时,获取到的新消息不能及时知会所有人,项目推进就变得困难;
  • 因为大家工作地点不确定,没办法每次都能凑到做工作总结。使用即时通讯工具分享的工作总结,又不能将工作总结中发现的问题迅速变成任务,缺乏后续的追踪。

只有解决这些问题,学愿桥才能有更多的时间处理来自老师、捐赠方的信息,更快地提升资源和老师对接的能力。学愿桥急需一款工具来提高工作效率。

如何才能提高工作效率

微信QQ?

微信和 QQ 深入每个人的工作和生活。微信和 QQ 深入我们的生活。和同事直接在这些平台上沟通是一件很自然、看上去很高效的事情。然而,这样的工作方式很容易出现以下几个问题:

  • 重要的信息很容易被其他消息冲走,之后要只能通过翻阅聊天记录找回重要信息;
  • 事情一多,许多并行的任务混在一起讨论,沟通成本陡然上升;
  • 不论上下班,微信和 QQ 总是响个不停,讨论的东西又不一定和自己有关,很难集中注意力;
  • 信息很容易传播,却缺乏进一步的整理和沉淀,无法区分讨论的优先级。

团队协作工具?

学愿桥从2014年开始尝试使用团队协作工具,帮助他们处理纷繁复杂的工作内容。他们早已撰写并实行了自己的 Teambition 培训,帮助新入职的实习生和正式员工快速上手 Teambition。

Teambition 给他们的帮助很大:

学愿桥从2015年春季处理70个项目,一跃到2015年秋季处理400个项目。其中 Teambition 在实现7人的团队协作、流程标准化方面起到了重要作用,使得我们扩增了5倍的处理能力。

使用 Teambition

和其他公益组织一样,学愿桥之前也遇到沟通不畅、信息不集中、知识管理成本高的问题。这些问题阻碍了公益组织效率提升的脚步,也让公益组织出现不同程度的执行力问题。

沟通协作不畅

在使用 Teambition 之前,行政工作和财务工作全赖邮件和微信的沟通。工作总结需要用邮件群发给其他人查阅,每个人的邮箱里总是多出无数封工作总结的邮件;月度预算的讨论在微信群或者邮件里讨论,不仅沟通效率低下,信息整理起来也非常困难。这些讨论的结果鲜有成为之后的代办事项,遑论跟进这些任务。

当大家全部将工作迁移到 Teambition 上的时候,以任务为基础的工作方式让大家快速明确了自己的工作目标。像行政和财务这样琐碎的工作,只需要创建一个任务就可以完成讨论和执行。

以新入职实习生的工作为例。当有新的实习生进入学愿桥工作的时候,学愿桥需要准备迎接他们,同时将手中的工具教会他们使用。使用 Teambition 之后,这些工作都可以在 Teambition 上跟踪到。任务的执行人可以将这次的「新员工入职」活动按照子任务分解成多个子任务:介绍团队成员;学习 Lean Startup;将他们添加入学愿桥现在使用的协作工具和沟通工具。这些子任务可以帮助任务执行者明确自己的工作内容,并且为每一步设定截止时间,帮助任务进度不拖沓。

信息不集中

对一件事情的讨论,可能散落在同事之间来往的邮件中,也可以在微信群中,也可能是在短信中、电话里。这些讨论的内容和结论四散在各处,无法形成沉淀信息的过程。如此一来,这不仅让信息的接受变得困难(同时需要查阅多个工具),而且让信息的整理和归档变得异常困难。

当所有人将工作都转移到 Teambition 之后,信息就集中起来了。所有工作上的任务、分享和文件都集中在 Teambition 上。

如果忘记了任务放在哪里,只需要在 Teambition 上搜索关键词就能快速找到相关的信息。

做不到流程管理?

对那些已经形成流程化的项目,任务版的流程模式就起到了巨大的作用。每一项任务都形成了一个从左到右清晰的工作流。

Teambition 的流程模式成功地将任务的推进可视化。通过这样可视化的方式,任务进展的速度和问题很容易非常快地呈现出来。例如,如果很多任务堆砌在某一个环节,那么项目负责人就应该去了解这个环节出现了哪些问题。而这样的问题,在任务版上能够非常容易地看出来——只需要看这个任务列表的长度即可。

对经常出差的成员来说,他们担心与自己相关的任务进展和日程。通过 Teambition ,这一切就变得非常简单——所有任务的进展和日程的变动都会即时推送到你的手机上。在出差的日子里,工作就像在办公室一样。

总结

公益组织是社会力量不可或缺的一部分。利用 Teambition,学愿桥的小伙伴们有效地减少了沟通成本、提升了工作效率,从而有了更多的时间和精力来实现自己的愿景。

有了更多的时间和精力放在如何实现自己的愿景上,而不是将更多的精力用在如何减少通讯成本、提升了工作效率,从而有了更多的时间和精力来实现自己的愿景。

Teambition 公益计划

Teambition 相信公益组织是中国社会进步的重要力量。我们很荣幸能支持像学愿桥这样具有改变现状勇气的公益组织,提高他们的工作效率。在未来,Teambition 希望支持更多像学愿桥一样的公益组织成长。

目前,越来越多的公益组织在 Teambition 上讨论下一个募款计划、下一个捐赠计划。如果身为公益组织一员的你希望提升工作效率,调动整个组织的效率,欢迎来申请我们的公益计划,获得一年的 Teambition 企业版: https://www.teambition.com/csr

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